Электронный документооборот и системы для ведения дел в цифровом мире - уже сегодня

Электронный документооборот и системы для ведения дел в цифровом мире - уже сегодня

Мир не стоит на месте, электронный документооборот уже во всю внедряется в компаниях и это значительно упрощает жизнь сотрдников, при этом экономя деньги компании.

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют оптимизировать обработку электронных документов. Эти программы уже более двух десятков лет заменяют бумажные толстые папки и пыльные архивы.

Внедрение СЭД

Информацией необходимо управлять на протяжении всего времени ее существования. От создания, поступления к исполнителю или потребителю до уничтожения после окончания ее срока хранения. С помощью СЭД разделяют документооборот на два вида:

  • внутренний, между сотрудниками компании;
  • внешний, между организациями и предприятиями.

В электронном формате умеют и работают все современные организации. Но многие большую часть материалов пока еще распечатывают и затем работают с бумажным носителем. Так как без скрепления специальной подписью электронные документы не обладают юридической силой. Использование СЭД решает эту задачу, электронные бумаги с помощью программы скрепляются электронными подписями и обретают вес.

Достоинства и недостатки

Как всякий продукт система СЭД имеет свои плюсы и минусы. Основные достоинства:

  • Надежный контроль. Всегда видно, кто когда работал с текстом, какие исправления внесены в исходную версию; Четкий порядок. Автоматическое систематизирование и нумерация избавляют от ошибок в упорядочивании документов; Сохранность, восстановление. Система не даст испортить или потерять ничего, в любую минуту восстанавливается удаленный по ошибке или поврежденный файл;
  • Экономия материалов. Не нужно часто использовать принтер и расходные, освобождаются площади от мест хранения бумажных носителей.

К недостаткам можно отнести затраты на приобретение оборудования и ПО, обучение персонала и содержание в штате администратора СЭД.

Кому доверяют пользователи

Выбирать из универсальных и доступных по цене продуктов эксперты рекомендуют исключительно исходя из нужного функционала. Современным технически грамотным клиентам программисты стремятся предоставить самые удобные системы. Наиболее востребованные на рынке СЭД софты отличаются:

Эти качественные программы адаптированы под различные виды бизнеса, как больших производственных корпораций, так и для малых семейных компаний. Они являются признанными российскими лидерами в успешном управлении документооборотом.

14.07.2019 - 16:30
Поделиться:
Скачайте наше приложение Скачайте наше приложение с Гугл Плей
Яндекс.Метрика